Digitala Södertälje

Vi har identifierat behov av utveckling inom fyra övergripande och strategiskt viktiga utvecklingsområden som är kopplade till de lagkrav och förväntningar som finns på en kommun.

I Södertälje kommun tar vi ett samlat grepp om digitaliseringen för att på bästa sätt använda digitaliseringens möjligheter för att skapa nya effektiva digitala arbetssätt. Att digitalisera är nödvändigt för att klara vårt grunduppdrag, att leverera bästa möjliga välfärd, service och tjänster till Södertäljebor, företag och besökare, detta med god insyn och hög tillgänglighet.

Vad gör kommunen kring digitalisering?

Södertälje digitaliseras

Strategi för digitalisering

Den 19 juni 2019 antog kommunfullmäktige en strategi för digitalisering. Den innefattar en vision för Digitala Södertälje. Visionen bygger på synergieffekter och mervärden, för Södertäljebor, besökare och företagare men också för medarbetare och för organisationen.

Digitaliseringsstrategin identifierar behov av utveckling inom fyra övergripande och strategiskt viktiga utvecklingsområden som är kopplade till de lagkrav och förväntningar som finns på en kommun.

De fyra områdena är - tillgänglighet, utveckling, kompetens och effektivitet. På ett övergripande plan återger de Södertäljes utvecklingsmöjligheter och behov. I ett växelspel förstärker de varandra. Konkret är de tänkta att fungera som stöd när vi i Södertälje kommun utvecklar vår verksamhet som en helhet och inte utifrån olika organisatoriska delar.

sk-digitalisering-process_1200.jpg

Det händer mycket inom digitaliseringen i Södertälje kommun. Kartan visar de olika processer och aktiviteter som vi är engagerade i just nu.

Digitalisering ställer nya krav

Att arbeta med utveckling i en föränderlig värld är inte något nytt i Södertälje, men den demografiska utvecklingen, vi blir fler och lever allt längre, och digitaliseringen ställer helt nya krav. Hastigheten i utvecklingen gör att dessa krav förändras allt snabbare.

sk-digi-impact2-logo w.jpg

Södertälje kommun har identifierat ett antal områden inom digitalisering som vi arbetar med parallellt för att höja förändringstakten, ta vara på synergieffekter samt öka mervärdet för såväl medborgare som medarbetare i kommunen.

sk-digi-impact w.jpg

De processer och tillämpningar vi arbetar med ska vara skalbara, utvecklingsbara och förvaltningsbara och därmed kunna leverera ett ökat mervärde till Södertäljeborna. Nedan beskrives i korthet några av de saker som pågår inom digitalisering i Södertälje just nu:

robot Ragnhild.jpg

Robot Ragnhild (RPA)

Södertälje kommun fortsätter utveckla och skala upp arbetet med mjukvaruroboten Ragnhild som är baserad på tekniken RPA (Robotic Process Automation). Syftet med en mjukvarurobot är att öka kvaliteten i leveransen och frigöra tid för kommunens medarbetare. Ragnhild är bra på att göra monotona och återkommande arbetsuppgifter.

I dagsläget arbetar vår digitala medarbetare Ragnhild med sju processer:

  • Avslutar tidigare timanställd
  • Frånvarorapportering
  • Tillstyrker arbetad tid för timanställda
  • Skapar underlag för arbetsgivarintyg
  • Bokar tid för färdtjänstutredning
  • Habiliteringsersättning
  • Bokar in borgerlig vigsel (maj 2020)

Läs mer om vår digitala medarbetare Ragnhild

Robot KIM (AI chatbot)

Möt Kommun-Kim Södertälje kommuns chatbot

Kontaktcenter lanserade chatbotten Kommun-Kim (Kommunen Informerar Medborgare) i april 2019. För medborgarna har denna chatbot blivit ytterligare en väg in till kommunen. Kim ökar Kontaktcenters tillgänglighet och förenklar vardagen för våra medborgare då många frågor nu kan hanteras och besvaras under dygnets alla timmar.

Kim svarar i snitt på 600 frågor i veckan och frågorna inkommer under dygnets alla timar fördelade enligt grafen nedan:

graf.jpg

Kim i Södertälje hittar även information från våra plattformar för IoT och Öppna data. Detta möjliggör för medborgare att informeras kring badtemperaturer på våra badplatser. I dagsläget så finns sensorer på två av våra badplatser men fler kommer. I närtid så kommer Kim med hjälp av sensorer även kunna informera kring tillgängliga parkeringsplatser för rörelsehindrade. Denna typ av synergier mellan IoT, Öppna data och AI är en del av arbetet med den uppkopplade staden.

bad kommunkim.png

Tekniken bakom KIM är en gren inom artificiell intelligens som heter “natural language processing and machine learning".

Läs mer om hur Kommun-Kim lär sig nya saker med hjälp av artificiell intelligens (pdf, kB 196, öppnas i nytt fönster)

Kim arbetar även kommunalt i Partille, Ekerö och Härryda. Dessutom jobbar Kims syster Kari i ett drygt 80-tal kommuner i Norge. Framöver arbetar vi med att KIM ska kunna samspela med Skatteverkets AI chatbot Skatti.

Öppna data 

Södertälje kommun lanserade Öppna-data-portalen i januari 2019. Den data kommunen tillgängliggör publiceras direkt på den nationella portalen för öppna data som i sin tur rapporterar vidare till motsvarande europeiska centralportal för öppna data. 

I dagsläget har vi 50 dataset publicerade, vilka är kopplade till den nationella och internationella öppna-data-portalen.

Exempel på tillämpning av vår öppna data är via Hemnet (där man kan se kommunens olika skolor och förskolor utmarkerade i sin kartbild vid bostadssök), en karta över Södertälje i Minecraft-format och ekosystem mellan IoT, öppna data och vår chatbot Kommun-Kim för att få veta badtemperaturen i Mälarbadet

Nedan ett exempel på öppen data - kommunens livsmedelsinköp juli-december 2019 uppdelat på ursprungsland.

Graf över kommunens livsmedelsinköp juli-dec 2019

Bild som visar startsidan E-tjänster och blanketter

E-tjänsteplattform

Hösten 2018 lanserade Södertälje kommun e-tjänsteplattformen Open ePlatform. Syftet är att genom att ta ett samlat grepp kring e-tjänster tillhandahålla en digital kanal med sammanhållen användarupplevelse där våra medborgare och företagare kan utföra sina ärenden hos kommunen.

Open ePlatform är en lösning baserad på öppen källkod som används av över 120 av Sveriges kommuner. Detta ger oss i Södertälje kommun goda förutsättningar för att samverka med andra kommuner och regioner kring bland annat utveckling och kravställning gentemot leverantören.

Genom e-tjänsteplattformen kan vi även ta emot data från andra myndigheter och organisationer så som Skatteverket, Bolagsverket, Statistiska Centralbyrån, SCB och Lantmäteriet. Det underlättar för den som använder våra e-tjänster då uppgifterna kan hämtas per automatik, istället för att manuellt matas in. Ett bra exempel på e-tjänster där denna typ av informationsinhämtning används är de e-tjänster som utfärdats av Serverat. Serverat drivs av Tillväxtverket och Bolagsverket i samarbete med Sveriges kommuner och regioner, SKR vilket syftar till att underlätta för företagare att söka tillstånd och samtidigt effektivisera kommuners handläggning.

Open ePlatform ger även ett mervärde då den kan kopplas ihop med andra av våra digitaliseringssatsningar, tekniker, plattformar och arbetssätt. Bland annat används tekniken RPA (Robotiserad Processautomatisering) tillsammans med vissa e-tjänster, där roboten flyttar data från det inskickade ärendet till annan plattform eller mottagande system. Det finns även e-tjänster från vilka data inhämtas och publiceras i vår portal för Öppna data. Chattboten KIM kan hänvisa våra användare till specifika e-tjänster. Genom integration mot andra verksamhetssystem effektiviseras dataöverföring och handläggningstider, samtidigt som antalet tekniska lösningar som både medborgare och medarbetare måste interagera med, minimeras.

Mina meddelanden

"Mina meddelanden" är en frivillig tjänst för att säkert kunna ta emot digital post och meddelanden från olika myndigheter. Södertälje kommun har anslutit sig till tjänsten Mina meddelanden genom ett avtal med Skatteverket. 

Som första tillämpning så sker nu vissa utskick avseende bygglov i kommunen via denna tjänst. Under 2020 så är förhoppningen att göra denna tjänst tillgänglig för fler verksamhetsområden.

 

Visar en bild på en vy i mobilen då man kopplar upp sig på Södertäljes fria wifi

Fri wifi i city

Nu kan du som besöker Södertälje city enkelt ansluta till fri wifi genom att klicka på _Sodertalje WiFi eller WiFi4EU. Från Järnagatan vid Saltsjötorget längs Storgatan fram till Stora torget finns 10 accesspunkter uppsatta.

På den här kartan kan du se accesspunkterna för fri wifi (öppnas i nytt fönster)

Södertälje är en av 20 svenska städer som har tilldelats 15 000 euro för att bygga ett gratis wifi-nät i stadskärnan. EU-medlen är en del av projektet Wifi4eu vars syfte är att främja fri tillgång till trådlöst internet för invånare och besökare på offentliga platser. EU har i dagarna godkänt installationen.

Södertälje stadskärna ska vara en mötesplats för alla Södertäljebor. Gratis wifi är en av pusselbitarna i arbetet med att höja attraktiviteten och få fler människor att besöka och vara i stadskärnan.

En ökad digital tillgänglighet är också en demokratifråga. Vi vill ge Södertäljeborna tillgång till information, tjänster och lösningar som är anpassade utifrån deras behov och förväntningar. Ytterst innebär det ökad service med bättre kvalitet på ett effektivare sätt utifrån kanaler och tider som passar medborgaren.

Projektet är ett viktigt led i genomförandet av Digitala Södertälje samt att skapa en ännu mer attraktiv och tillgänglig stadskärna då Södertälje siktar på att bli Årets stadskärna år 2023.

Arbetet med projektet har drivits av digitaliseringsenheten på Södertälje kommun i nära samarbete med Telge Nät och representanter från Södertälje City.

The Cloud är vår leverantör av wifi-lösningen och har omfattande erfarenhet och kompetens att kunna leverera en skalbar, stabil och säker wifi på gator och torg. Personuppgifter hanteras endast av The Cloud och lagras enligt gällande svensk lagstiftning. Personuppgifter som används är endast MAC-adresser, adress som identifierar den digitala enheten. Vi bygger wifi för våra medborgare, våra utländska turister och studenter – därav flera namn (­_Sodertalje WiFi och WiFi4EU). 

Antalet unika användare per månad på de nätverk som används av medborgare respektive studenter är:

Medborgare:
Maj: 961
April: 572
Mars: 458

Studenter:
Maj: 1091
April: 875
Mars: 962

Du kan själv titta på statistiken via länken:

Statistik till öppna data om användningen av fri wifi

Wifipunkterwebb.png

 

Betalning

Arbete pågår tillsammans med ekonomiavdelningen med att etablera nödvändiga avtal för att Södertälje ska kunna erbjuda betalning online i våra e-tjänster. Ambitionen är att avtalen ska vara på plats under 2020.

Arbetet kommer därefter att innefatta integrationer gentemot e-tjänsteplattform och ekonomisystem från upphandlad betallösning. Utöver den nytta som skapas hos medborgarna i att kunna betala för tjänster direkt online så skapas även interna vinningar i form av minskad fakturahantering.

Papperskorgar arbsätt.JPG

IoT - sakernas internet (Internet of Things)

Kommunen har tillsammans med Telge Nät byggt en så kallad LoRaWAN (trådlösa nätverk med dubbelriktad kommunikation) i Södertälje för att underlätta kommunikation mellan sensorer i uppkopplade enheter. Grundinfrastrukturen kom plats under 2019 och arbetet med att sätta upp sensorer är i full gång.

I dagsläget har vi 160 uppkopplade papperskorgar i centrala Södertälje. Arbetet med uppskalning pågår. Vi gör även tester kring bevakning mot sopdumpning och fuktighetsmätning för proaktiv bevattningskontroll.

Vi ser att arbetet med sakernas internet är en viktig del i vårt digitala ekosystem och vi ser många möjliga synergier med andra processer som vi driver, såsom exempelvis öppen data, för att ytterligare öka mervärdet gentemot våra medborgare.

Filmer som gestaltar digitalisering

Men vad betyder digitalisering egentligen och var finns nyttan för medborgaren. Södertälje kommun har tagit fram ett antal kortfilmer som försöker förklara olika delar inom digitalisering.

Våra filmer lyfter också fram tidsperspektivet, att det som kan upplevas som en utmaning idag behöver inte alls vara det framöver. Vi tänker att det är viktigt att vi hjälps åt att lyfta blicken för att bättre förstå vår samtid och därmed förbereda för vår framtid. Se våra filmer på Youtube

Följ utvecklingen

Det händer mycket inom digitaliseringen. Här kommer vi löpande att publicera allt som händer framöver.

SKR, Sveriges kommuner och regioner, lyfter fram Södertälje som ett lärande exempel inom digitalisering

Södertälje låter dem som vill visa vägen
I Södertälje kommun har man gått från att prata om att digitaliseringen är något ”som kommer att komma” till att digitaliseringen är något vi gör här och nu för att skapa nytta för invånare och företag. Kommunikation och beteendeförändring är viktiga nycklar för att få omställningen att hända.

Läs hela artikeln "Södertälje låter dem som vill visa vägen" på SKR:s webbplats

Tekniska vägval och erfarenheter vid införandet av RPA i Södertälje
Södertälje kommuns digitaliseringsstrateg Anthony Mc Carrick berättar om de tekniska vägval digitaliseringsenheten tog under införandet av RPA, och om hur enheten tänker kring och organiserar sitt digitaliseringsarbete.

Läs hela artikeln "Tekniska vägval och erfarenheter vid införandet av RPA i Södertälje" på SKR:s webbplats

Genomförda projekt

Hack for Södertälje

hackforsodertalje_fredsed_web.jpg

Nya idéer om innovativa lösningar för ett hållbart Södertälje city 2030 skapades under Hack for Södertälje – ett hackaton som ägde rum inom ramen för Science Week.

Hackatonet började fredagen den 31 januari med Minecraft-hackaton för mellanstadieelever och fortsatte på eftermiddagen med Hack for Södertälje som pågick i 24 timmar och avslutades på lördag eftermiddag.

Dagarna var fyllda av engagemang, kreativitet och gemenskap och resulterade i ett antal förslag på hur Södertälje city kan utvecklas hållbart.

minechack.jpg

Webbplatsen Hack for Södertälje

Sveriges Digitaliseringskommun

År 2019 var Södertälje kommun en av fem nominerade kommuner till Sveriges Digitaliseringskommun 2019. Till den utses den kommun som har lyckats bäst med att använda digitaliseringens möjligheter för att utveckla verksamheterna, demokratin och kommunen som helhet. Övriga kommuner som nominerades var Karlskrona, Karlstad, Lidingö och Umeå där Lidingö till slut tog hem priset vid Kvalitetsmässans invigningsgala i Göteborg den 12 november. Det var den tionde gången priset delades ut.

Bakom nomineringarna står SKR, Sveriges Kommuner och Regioner, DIGG – Myndigheten för digital förvaltning, Infrastrukturdepartementet, Vinnova, IT & Telekomföretagen, PwC, Telia och Kvalitetsmässan.

Hack for Sweden

hackaton.jpg

Södertälje är kommunpartner med Hack for Sweden, som har regeringsuppdraget att stödja innovation genom öppna data. Därutöver ingår Södertälje i ett samarbetsprojekt kring öppna data i Stockholmsregionen.

Den 4-6 april 2019 deltog Södertälje i ett hackaton (evenemang där programmerare träffas för att programmera och inspireras av varandras färdigheter i att skriva kod) arrangerat av Hack for Sweden. Ungefär 90 partners, 70 utställare och över 400 hackare fanns på plats på Stockholmsmässan för att under några dagar skapa smarta lösningar för samhället inom sex kategorier, Mobility, Green, Education and Science, Job, Business och Health då Hack for Sweden 2019 handlade om hållbarhet och att skapa verkliga verktyg för vårt samhälles bästa.