Nyheter

Södertälje kommun anställer sin första robot – välkommen, Ragnhild!

2019-01-09

För att klara kompetensförsörjningsutmaningen behöver offentlig sektor se över hur vi på bästa sätt använder våra medarbetares kompetenser. Därför kommer HR-avdelningen anställa en robot. Det är ett pilotprojekt i samarbete med kommunikationsavdelningen, inom ramen för kommunens digitaliseringsstrategi. På bilden ser vi representanter från digitaliseringsenheten, löneenheten och Digital workforce.

Roboten kan på egen hand sköta standardiserade administrativa processer som alltid utförs på samma sätt, detta kallas för Robotic Process Automation (RPA). Ett exempel på process kan vara att registrera en nyanställd medarbetare i vårt lönesystem eller avsluta en medarbetare som sagt upp sig.

Vi träffade Elenor Magnebrant, chef för löneenheten, för att få veta mer.

Berätta kortfattat, vad är det för robot som HR-avdelningen anställt?
Roboten är egentligen en programvara/datorprogram som skräddarsys efter våra processer. När programvaran är skapad kommer roboten automatiskt genomföra enklare administrativa uppgifter där samma moment upprepas många gånger.

Vad blir robotens första arbetsuppgift?
Den första processen vi tittar på är en frånvarofil från bemanningsservice inom social- och omsorgskontoret. När timanställda sjukanmäler sig fyller bemanningsservice i en Excelfil som skickas till löneenheten och en lönespecialist lägger sedan in frånvaron manuellt i lönesystemet. Den Excelfilen kommer istället skickas till roboten som tar över arbetsuppgiften.

Varför är en robot så bra på just de uppgifterna?
Denna typ av automatisk process kan göra jobbet fortare och det blir ingen mänsklig variation, det blir lika varje gång. En robot kan ju till exempel inte bli distraherad av ett telefonsamtal och behöver inte ta någon lunchrast. Vi minimerar alltså möjligheten till handhavandefel vilket i sig även frigör tid då vi inte behöver gå tillbaka och rätta fel.

Vad hoppas ni detta möjliggör för er? 
Vi hoppas att vi kan fortsätta att införa RPA inom fler processer. Då kan vi fortsätta lösgöra tid för förbättringar. Då kan vi vara ett bättre stöd till verksamheterna och i större utsträckning komma ut och hjälpa till. Samt hinna med det interna utvecklingsarbetet. Att vi får loss tid innebär även att vi kommer kunna ha ett team som får jobba med roboten och ge den fler arbetsuppgifter.

Sist, men inte minst… vad heter vår nya digitala kollega?
Roboten kommer heta Ragnhild, det kändes som ett självklart namn!