Stadsarkivet informerar

E-arkiv

2016-01-10

Nu startar Södertälje kommun ett pilotprojekt för att införa e-arkiv. Ett e-arkiv liknar ett fysiskt arkiv men arkiveringen sker digitalt istället. Systemet Procapita betyg ingår i pilotprojektet som ska vara klart under maj månad. Pilotprojektet är startskottet för ett långsiktigt arbete med att införa e-arkiv för fler system i Södertälje kommun.

Ett e-arkiv har funktioner för att ta emot, förvara, administrera och lämna ut digitala handlingar med hög informationssäkerhet och laguppfyllnad. Med ett e-arkiv kan man också göra handlingar mer tillgängliga för både medarbetare och medborgare.

Trenden i samhället går mot att våra arbetsprocesser blir mer digitala och e-arkivet är en viktig del i den digitaliseringen. Lagen säger att handlingar ska bevaras i ursprunglig form och ett e-arkiv hjälper oss att bevara handlingarna säkert, effektivt men också mer tillgängligt. Vi säkrar också det långsiktiga bevarandet utan att vara beroende av en leverantör eller specifika system.

I dagsläget är det endast vi som jobbar på stadsarkivet och ett fåtal handläggare på de kontor som levererat data som har tillgång till e-arkivet. På sikt ska det finnas möjlighet för medborgare i kommunen att bland annat söka efter betyg som finns i e-arkivet och beställa kopior.