Stadsarkivet informerar

Pilotprojekt för e-arkiv

2016-01-10

Nu startar Södertälje kommun ett pilotprojekt för att införa e-arkiv. Ett e-arkiv liknar ett fysiskt arkiv men arkiveringen sker digitalt istället. Systemet Procapita betyg ingår i pilotprojektet som ska vara klart under maj månad. Pilotprojektet är startskottet för ett långsiktigt arbete med att införa e-arkiv för fler system i Södertälje kommun.

Ett e-arkiv har funktioner för att ta emot, förvara, administrera och lämna ut digitala handlingar med hög informationssäkerhet och laguppfyllnad. Med ett e-arkiv kan man också göra handlingar mer tillgängliga för både medarbetare och medborgare.

Trenden i samhället går mot att våra arbetsprocesser blir mer digitala och e-arkivet är en viktig del i den digitaliseringen. Lagen säger att handlingar ska bevaras i ursprunglig form och ett e-arkiv hjälper oss att bevara handlingarna säkert, effektivt men också mer tillgängligt. Vi säkrar också det långsiktiga bevarandet utan att vara beroende av en leverantör eller specifika system.

Ett ramavtal för att införa e-arkiv har upphandlats och tecknats med leverantören Ida Infront. Projektet drivs av Ida Infront och projektledare är Örjan Thorén. Jessica Andersson, stadsarkivarie, är intern projektledare i Södertälje kommun. Projektägare är Johan Bergqvist, it-strateg , Södertälje kommun. Södertälje kommun och Salems kommun samarbetar i pilotprojektet.

Målsättningen är att pilotprojektet lägger grunden för ett effektivt och bra införande av e-arkiv. Initialt berörs enbart medarbetare i kommunen som får ett bättre stöd i arbetet då det blir enklare och snabbare att komma åt och söka efter betyg som efterfrågas av medborgare.

Vad innebär pilotprojektet för mig som medborgare i Södertälje kommun?

När pilotprojektet är klart kommer en del av oss som arbetar i kommunen, till exempel skolassistenter och de som arbetar på arkivet, att kunna söka arkiverade betyg i e-arkivet på ett enklare och snabbare sätt.

På lång sikt kommer du själv att kunna söka efter och beställa betyg digitalt.