Skicka faktura till Södertälje kommun

Till dig som är leverantör till Södertälje kommun. Här har vi samlat den information som du behöver för att fakturera oss och vad du behöver få med på fakturan eller som bilaga för att vi ska kunna verkställa utbetalning. Från den 1 april 2019 är du som leverantör skyldig att skicka dina fakturor elektroniskt till oss.

Lagkrav elektroniska fakturor

Som leverantör till Södertälje kommun är du från och med den 1 april 2019 skyldig att skicka dina fakturor elektroniskt till oss. Lagen beslutades av Riksdagen  i juni 2018 och innebär att vi som kommun kan kräva att alla våra inköp, oavsett om det är ett ramavtal eller en direktupphandling, ska faktureras elektroniskt.

Observera att pdf inte är ett godkänt format.

För ytterligare information om obligatorisk e-faktura se Myndigheten för digital förvaltning.

Ni som kan e-fakturera redan idag

Om du i dagsläget redan har en tjänsteleverantör kan du skicka en förfrågan till oss via vår tjänsteleverantör InExchange.

GLN -nr 7381020370001
Organisationsnummer: 212000–0159

Ni som inte kan e-fakturera i dag

Du erbjuds att använda InExchange, där du som leverantör kostnadsfritt kan registrera och skicka elektroniska fakturor till oss. Vid första tillfället måste du skapa ett konto, en handledning finns sedan att tillgå hur du går tillväga för att registrera din faktura. Tänk på att ange ett korrekt referensnummer i fältet ” Er referens” bestående av sex siffror, detta styr att fakturan hamnar hos rätt beställare.

Om du får problem med registreringen eller skapandet av din faktura vänligen vänd dig till InExchange via telefon 0500-44 63 00 eller www.inexchange.se.

Det här ska fakturan innehålla

För att kommunen ska kunna betala inkomna fakturor är det viktigt att det tydligt framgår att det är Södertälje kommun som är fakturamottagare, vad som har levererats och vem inom kommunen som har gjort beställningen. Om nödvändiga uppgifter saknas på fakturan kommer den att returneras till avsändaren.

För att fakturan ska kunna styras till rätt mottagare är det viktigt att det finns ett särskilt referensnummer på fakturan, vi kallar det BeställarID.

BeställarID:et består av ett 6-siffrigt nummer och ska uppges av kommunens beställare. Uppgiften om beställarid ger dig som leverantör en ökad säkerhet att beställaren är en person som är anställd av Södertälje kommun. Beställaren ska även kunna legitimera sig med godkänd id-handling.

Leveransadress ska naturligtvis anges på fakturan med den adress dit varan eller tjänsten levererats.

Annan post som inte innehåller fakturor skickas direkt till den verksamhet som är berörd.

Följande uppgifter måste finnas på leverantörsfakturan för att den ska kunna behandlas av Södertälje kommun:

  • BeställarID
  • Leveransadress
  • Kommunens beställare (namn och enhet)
  • Fakturanummer
  • Fakturadatum
  • Fakturabelopp
  • Momsbelopp och tillämpad momssats
  • Leverantörens plusgiro eller bankgiro
  • Organisationsnummer
  • Information om F-skatt

Om fakturan hänvisar till följesedel, rekvisition, kassakvitto eller annan specifikation måste den bifogas fakturan.

Betalningsvillkor

Södertälje kommun tillämpar alltid, såvida inte särskild annan överenskommelse har träffats, betalningsvillkoret 30 dagar efter ankomstdatum och betalar inga faktureringsavgifter eller liknande påslag på fakturan eller eventuella dröjsmålsräntor som överstiger räntelagens bestämmelser.

Information angående F-skatt

När Södertälje kommun köper en tjänst finns det olika sätt att administrera betalningen. Beroende på om leverantören är godkänd för F-skatt eller inte skiljer sig vår hantering utifrån Skatteverkets regler.

Om leverantören inte är godkänd för F-skatt, vid avtalstillfället eller utbetalningstillfället kommer betalningen att reduceras med ett belopp motsvarande skatt på 30 procent. Vid betalning till en fysisk person kommer även beloppet att reduceras med eventuella sociala avgifter. Det reducerade beloppet kommer sedan att betalas in till Skatteverket av Södertälje kommun. Om du som privatperson utfört en tjänst ska alltid ett konsultkontrakt upprättas och bifogas till fakturan.

Om leverantören är en ideell förening, som inte är godkänd för F-skatt men har ett intyg från Skatteverket att de är skattebefriade kommer betalningen ske utifrån den faktura som leverantören skickat till oss, förutsatt att en kopia av ett giltigt intyg är bifogat med fakturan.

Återbetalning av leverantörsfaktura

Om Södertälje kommun gjort en felaktig utbetalning eller om du som leverantör ska betala tillbaka en outnyttjad kredit ska dessa pengar betalas tillbaka till plusgiro: 3 43 18-6. Vänligen märk inbetalningen med fakturanumret så vi kan hänföra betalningen rätt.

Organisationsnummer och GLN-nummer

Kommunens organisationsnummer är: 212000-0159
VAT-nummer (momsregistreringsnummer med tillägg för landskoden): SE212000015901
GLN-nummer: 7381020370001