Behandling av personuppgifter på miljökontoret

Miljökontoret har ett brett arbetsfält och hanterar personuppgifter i många ärenden och projekt. Vi strävar efter att behandla dina personuppgifter på bästa sätt enligt gällande lagstiftning. Miljönämnden är personuppgiftsansvarig för behandlingen.

När du har ärenden hos miljökontoret registreras handlingarna och dina personuppgifter i berört ärendehanteringssystem. Informationshanteringsplanerna för miljökontoret och den kommunala lantmäterimyndigheten anger hur länge uppgifterna sparas.  

Du har flera rättigheter gällande vår behandling av dina personuppgifter. För mer om rättigheterna, e-tjänst för begäran om registerutdrag samt allmän information om personuppgiftsbehandling i kommunen, se länklista.

Här kan du läsa mer om hur dina personuppgifter hanteras i några vanliga typer av ärenden på miljökontoret. 

Ansöknings- och anmälningsärenden inom miljö- och hälsoskydd samt livsmedel

Syftet med behandling av personuppgifter är att handlägga din ansökan eller anmälan som skickats till miljökontoret. Den rättsliga grunden för behandlingen är myndighetsutövning. Handlingarna som tillhör ärendet bevaras och flyttas efter några år från miljökontoret till Södertäljes stadsarkiv. Verksamheten du anmäler eller ansöker om registreras även i miljökontorets verksamhetssystem för planering och genomförande av tillsynsarbete. 

Kategorier av personuppgifter som behandlas: 

  • Namn 
  • Personnummer (extra skyddsvärd personuppgift) 
  • Organisationsnummer (personuppgift vid enskild firma, då extra skyddsvärd uppgift) 
  • Kontaktuppgifter såsom adress, e-postadress samt telefonnummer 
  • Fastighetsbeteckning 
Tillsynsärenden inom miljö- och hälsoskydd samt livsmedel

Syftet med behandling av personuppgifter är miljökontorets tillsynsarbete enligt lag. Uppgifterna hämtas från miljökontorets verksamhetssystem, fastighetsregister och Internet. Den rättsliga grunden för behandlingen är myndighetsutövning.

Handlingar som tillhör tillsynsärenden bevaras och flyttas efter några år från miljökontoret till Södertäljes stadsarkiv. Ett undantag är tillsynsärenden som startas genom klagomål som visar sig vara obefogade. Sådana ärenden gallras efter två år. 

Kategorier av personuppgifter som behandlas: 

  • Namn
  • Personnummer (extra skyddsvärd personuppgift) 
  • Organisationsnummer (personuppgift vid enskild firma, då extra skyddsvärd uppgift) 
  • Kontaktuppgifter såsom adress, e-postadress samt telefonnummer 
  • Fastighetsbeteckning
  • Hälsouppgifter (känslig personuppgift)

I särskilda fall får miljökontoret in hälsouppgifter i tillsynsärenden. Handlingar som innehåller hälsouppgifter, vilka klassas till känsliga personuppgifter, hanteras med extra varsamhet hos oss. 

Den som vill lämna ett klagomål inom miljö- och hälsoskyddtillsyn samt livsmedelskontroll kan välja att vara anonym.

Natur- och vattenvård

Miljökontoret driver många projekt inom natur- ock vattenvård och har kontakt med berörda intressenter som fastighetsägare och organisationer. Den rättsliga grunden för personuppgiftbehandlingen är allmänt intresse. Uppgifterna hämtas från miljökontorets verksamhetssystem, kommunens fastighetsregister och Internet. Formella dokument som projektrapport bevaras medan kontaktuppgifter gallras då de inte längre behövs inom projektet. 

Kategorier av personuppgifter som behandlas: 

  • Namn 
  • Personnummer (extra skyddsvärd personuppgift)
  • Organisationsnummer (personuppgift vid enskild firma, då extra skyddsvärd uppgift) 
  • Kontaktuppgifter som adress, e-postadress samt telefonnummer 
  • Fastighetsbeteckning (vid behov) 

I projekten kan miljökontoret behöva anlita konsulter och företag för olika typer av arbeten. Den rättsliga grunden för personuppgiftsbehandlingen gällande företagets anställda är då avtal. Avtalshandlingarna bevaras. 

Kategorier av personuppgifter som behandlas: 

  • Namn 
  • Organisationsnummer (personuppgift vid enskild firma, då extra skyddsvärd uppgift) 
  • Kontaktuppgifter som adress, e-postadress samt telefonnummer 
Naturskolan

Naturskolan tar mot förbokade besök från grundskolorna i Södertälje. Personuppgiftsbehandlingen består av bokningsinformation med kontakter till berörd klassansvarig. Den rättsliga grunden för behandlingen är allmänt intresse. Uppgifterna gallras vid inaktualitet.  

Kategorier av personuppgifter som behandlas: 

  • Namn 
  • Kontaktuppgifter som adress, e-postadress samt telefonnummer 
Ärenden hos den kommunala lantmäterimyndigheten

Syftet med personuppgiftsbehandlingen är huvudsakligen handläggning av ansökningar om lantmäteriförrättning, vilket innefattar fastighetsreglering samt bildande och ändring av ledningsrätt, officiella servitut och gemensamhetsanläggningar. Personuppgiftsbehandling förekommer även vid specifika uppdrag t ex vid servituts- och fastighetsutredningar samt framställande av fastighets- och ägarförtäckningar.

Miljönämnden är personuppgiftsansvarig och eftersom handläggningen sker i det statliga lantmäteriets ärendehanteringssystem är Lantmäteriet personuppgiftsbiträde för behandlingen. Den rättsliga grunden är myndighetsutövning. 

Personuppgifterna lämnas av den sökande alternativt hämtas från Lantmäteriets fastighetsregister. Huvudregeln är att ärenden gällande lantmäteriförrättningar bevaras. Undantaget är ärenden som återkallas av den sökande; de gallras efter 10 år. Handlingar kring uppdrag gallras vid inaktualitet. 

Kategorier av personuppgifter som behandlas: 

  • Namn
  • Personnummer (extra skyddsvärd personuppgift)
  • Organisationsnummer (personuppgift vid enskild firma, då extra skyddsvärd uppgift) 
  • Kontaktuppgifter såsom adress, e-postadress samt telefonnummer 
  • Fastighetsbeteckning