Personuppgifter — GDPR

Södertälje kommun hanterar en mängd olika personuppgifter som en del av vårt arbete i vårt uppdrag som kommun. För oss är det viktigt att du känner dig trygg med att vi behandlar dina personuppgifter på ett säkert och lagligt sätt. På denna sida kan du läsa om hur vi behandlar dina personuppgifter.

Vad är en personuppgift?

Personuppgifter är all slags information som direkt eller indirekt kan kopplas till din person. Det kan vara självklara uppgifter som ditt namn eller ditt personnummer, men även uppgifter som till exempel fastighetsbeteckning, telefonnummer eller IP-adress. Det kan även vara foto och rörlig bild.

Behandling av personuppgifter

Behandling av personuppgifter är all typ av hantering av personuppgifterna. Enligt lagstiftningen är insamling, registrering, spridning och bearbetning några exempel på behandling av personuppgifter.

Det ska finnas ett tydligt ändamål, syfte med behandlingen och fler personuppgifter än nödvändigt ska inte samlas in.

Beskrivning av personuppgiftsbehandlingar

I Södertälje kommun är varje nämnd personuppgiftsansvarig för den hantering av personuppgifter som sker i deras verksamhet. Här hittar du beskrivningar över nämndernas personuppgiftsbehandlingar.

Arbets- och näringslivsnämnden

Arbets- och näringslivsnämnden arbetar med frågor som rör kompetensförsörjning, arbetsmarknadsfrågor samt vuxenutbildning. Utbildningskontoret och näringslivsavdelningen med chefer och personal är förvaltningarna som lyder under och driver nämndens verksamhet.

Arbets- och näringslivsnämnden är personuppgiftsansvarig för den behandling av personuppgifter som sker inom nämndens ansvarsområde. Här hittar du en sammanställning av  Arbets- och näringslivsnämndens personuppgiftsbehandlingar. Kontaktuppgifter till nämnden: kontaktcenter@sodertalje.se

Arbets- och näringslivsnämndens personuppgiftsbehandlingar.pdf

Arvodesnämnden

Arvodesnämndens personuppgiftsbehandling

Arvodesnämnden har till uppgift att bereda frågor om grunder för ekonomiska förmåner till kommunens förtroendevalda. Ett exempel på sådana frågor är bestämmelser om arvodenas storlek och konstruktionen av arvodena.

Ändamålet med personuppgiftsbehandlingen

Hantering av personuppgifter är nödvändig för att kunna ta beslut om omställningsstöd och pension för förtroendevalda samt vid hantering av familjeskydd vid förtroendevalds dödsfall.

Kontaktuppgifter till nämnden: kontaktcenter@sodertalje.se

Rättslig grund för behandlingen

De rättsliga grunderna behandlingen är för att kunna utföra en uppgift av allmänt intresse.

Kategorier av registrerade

De vars personuppgifter vi hanterar är förtroendevalda, anhöriga och barn till förtroendevalda.

Kategorier av personuppgifter som behandlas:

  • Namn
  • Kontaktuppgifter
  • Personnummer
  • Inkomstuppgifter
  • Uppgifter om barn.

Källa som personuppgifter samlas in från

De flesta personuppgifter som hanteras får vi av dig i samband med att du blir förtroendevald.

Lagringstid

Personuppgifterna bevaras och arkiveras enligt gällande lagstiftning.

Kategorier av mottagare   

Uppgifter delas med pensionsmyndigheten och med kommunens löneavdelning.

Personuppgifterna kommer endast att behandlas inom EU och EES.

Det förekommer inga automatiska beslut och profilering

Dina rättigheter

  • information om hur vi behandlar dina personuppgifter
  • tillgång till de personuppgifter som vi har sparade om dig i ett registerutdrag

Under vissa omständigheter har du rätt till:

  • rättelse av dina personuppgifter
  • radering av dina personuppgifter om det inte strider mot annan lagstiftning
  • begränsning av behandling av dina personuppgifter
  • att göra invändningar mot hur vi behandlar dina personuppgifter

En begäran om åtgärd kan dock inte alltid tillgodoses. Det kan finnas lagkrav eller andra förpliktelser som gör att den personuppgiftsansvarige måste behålla dina personuppgifter även om du vill få dessa raderade.

 

Kommunstyrelsen

Kommunstyrelsen är det ledande och samordnande organet inom kommunen. Man brukar tala om kommunstyrelsen som den kommunala motsvarigheten till regeringen.

Kommunstyrelsen ska leda förvaltningen och ha uppsikt över övriga nämnders verksamhet, följa frågor som kan inverka på kommunens utveckling och ekonomiska ställning mm. Kommunstyrelsen är också ansvarig för kommunövergripande personalfrågor.

Kommunstyrelsen är personuppgiftsansvarig för den behandling av personuppgifter som sker inom styrelsens ansvarsområde. Här hittar du en sammanställning av Kommunstyrelsen personuppgiftsbehandlingar. Kontaktuppgifter till nämnden: sodertalje.kommun@sodertalje.se

Kommunstyrelsens personuppgiftsbehandlingar.pdf

 

Personuppgiftsbehandling vid rekrytering

När du söker en tjänst i Södertälje kommun behandlas dina personuppgifter i en rekryteringsprocess.

Vem ansvarar för dina personuppgifter?

Kommunstyrelsen är personuppgiftsansvarig för att dina personuppgifter behandlas korrekt i samband med rekrytering.

Ändamålet med personuppgiftsbehandlingen i samband med rekrytering

Södertälje kommun behandlar dina personuppgifter i samband med rekrytering. Detta är nödvändig för att kunna administrera kommunens arbete med rekrytering och kompetensförsörjning.

Syftet med insamlandet av personuppgifter är att kunna ta emot ansökningar, bedöma kvalifikationer och selektera kandidater mot den kravprofil som matchar rekryteringsbehovet. En bakgrundskontroll kan komma att göras innan erbjudande om anställning kan ske för att stärka skyddet och öka tryggheten för kommunens medborgare och anställda.

Rättslig grund för behandlingen

De rättsliga grunderna för rekryteringsprocessen är 

  • utföra en uppgift av allmänt intresse
  • och fullgörande av rättslig förpliktelse.

Varifrån kommer dina personuppgifter?

De flesta personuppgifter som hanteras i rekryteringsprocessen får vi av dig i samband med att du registrerar din ansökan. Ytterligare personuppgifter gällande dig och andra kan tillkomma genom personliga intervjuer, samtal med referenspersoner, resultat från eventuella personlighetstester och bakgrundskontroller.

Vilka personuppgifter behandlas vid rekrytering?

Vid rekrytering behandlas följande kategorier av personuppgifter:

  • namn
  • e-postadress
  • telefonnummer
  • postnummer och ort
  • CV
  • personligt brev
  • övriga bifogade handlingar

Vilka vi delar dina personuppgifter med?

Personuppgifter delas med personer som arbetar med rekrytering inom kommunen och som behöver uppgifterna för att utföra sina arbetsuppgifter (huvudsakligen HR-specialister, rekryteringsadministratörer, rekryterande chefer samt fackliga representanter).

Personuppgifter kan även lämnas ut när det krävs vid fördjupad kandidatbedömning till externa samarbetspartners och leverantörer inom till exempel rekrytering samt bakgrundskontroller för slutkandidater. Vi kan dessutom komma att lämna ut personuppgifter till den som behöver ta del av uppgifterna i samband med myndighetsuppdrag. Detta sker bland annat till Säkerhetspolisen vid registerkontroll i de fall tjänsten kräver detta.

Södertälje kommun använder sig av ett rekryteringsverktyg för att förenkla rekryteringsprocessen, göra effektiva bedömningar av och kommunicera med dig som kandidat. Leverantören av rekryteringsverktyget, personlighetstester och bakgrundskontroller är personuppgiftsbiträden och får endast behandla personuppgifter enligt de ändamål och instruktioner som kommunen har lämnat för behandlingen.

Personuppgifterna kommer att behandlas inom EU och EES.

Hur länge sparas personuppgifterna?

För de som erhållit en sökt tjänst bevaras personuppgifterna i personakten.

För de som inte erhållit sökt tjänst raderas uppgifterna senast två år efter avslutad rekrytering. Personuppgifterna sparas för att kunna användas vid eventuella klagomål eller överklagande av tillsättning av tjänst i enlighet med gällande diskrimineringslagstiftning. Därefter arkiveras endast namn enligt gällande lagstiftning.

Förekommer automatiska beslut och profilering?

Nej.

Dina rättigheter

Du har som arbetssökande rätt till:

  • information om hur vi behandlar dina personuppgifter
  • tillgång till de personuppgifter som vi har sparade om dig i ett registerutdrag

Under vissa omständigheter har du rätt till:

  • rättelse av dina personuppgifter
  • radering av dina personuppgifter om det inte strider mot annan lagstiftning
  • begränsning av behandling av dina personuppgifter
  • att göra invändningar mot hur vi behandlar dina personuppgifter.

En begäran om åtgärd kan dock inte alltid tillgodoses. Det kan finnas lagkrav eller andra förpliktelser som gör att den personuppgiftsansvarige måste behålla dina personuppgifter även om du vill få dessa raderade.

Du möjlighet att återkalla din inskickade ansökan så länge ansökningstiden inte har gått ut. Därefter är vi enligt diskrimineringslagen skyldiga att spara alla ansökningshandlingar i två år efter avslutad rekryteringsprocess.

Om du vill utöva dina rättigheter eller om du har frågor eller synpunkter på behandlingen av dina personuppgifter ta då kontakta med rekryterande chef som finns angiven i annonsen.

Skyddade personuppgifter

Om du har skyddade personuppgifter ska du via telefon kontakta rekryterande chef som finns angiven i annonsen. Tänk på att när du skickar information via okrypterad e-post kan dina personuppgifter exponeras för obehöriga utanför kommunen.

Offentlighetsprincipen och sekretess

Södertälje kommunen är en offentlig myndighet och omfattas av tryckfrihetsförordningen och offentlighets- och sekretesslagen. Det innebär att när du skickar in en ansökan och andra eventuella handlingar blir dessa handlingar allmänna handlingar enligt tryckfrihetsförordningen. Även dina personuppgifter utgör därför en del av kommunens allmänna handlingar.

Kommunen är skyldig att på begäran lämna ut uppgifter i allmänna handlingar. Sekretess gäller vanligen inte för uppgifter som behandlas i samband med rekrytering. Du som ansöker bör därför endast ange information som är relevant för den aktuella tjänsten. Lämna inga känsliga uppgifter eftersom de normalt inte är sekretesskyddade.

Dataskyddsombud

Är du inte nöjd med hur Södertälje kommun behandlar dina personuppgifter eller de åtgärder som vidtagits så kan du kontakta Dataskyddsombudet för synpunkter eller klagomål.

Du når dataskyddsombudet via e-post: dataskyddsombud@sodertalje.se eller via postadress: Security Solution Scandinavia AB, Flöjelbergsgatan 20 C, 431 37 Mölndal. Telefon: 031-98 90 00.

Klagomål till tillsynsmyndighet

Du har även rätt att skicka ett klagomål till Integritetsskyddsmyndigheten (IMY), besök www.imy.se.

Behandling av anställdas, förtroendevaldas och uppdragstagares personuppgifter

Kommunstyrelsen är personuppgiftsansvarig för hanteringen av anställdas, förtroendevaldas och uppdragstagares personuppgifter. I egenskap av arbetsgivare har vi långtgående skyldigheter via lagar, förordningar, föreskrifter och kollektivavtal att behandla personuppgifter som rör våra anställda, förtroendevalda och uppdragstagare.

Kommunstyrelsen kommer därför att behandla personuppgifter som är relevanta i bland annat personal- och löneadministrationssystem.

Här hittar du en sammanställning av Kommunstyrelsen personuppgiftsbehandlingar av anställdas, förtroendevaldas och uppdragstagares personuppgifter.

Kommunstyrelsens personuppgiftsbehandling - anställda, förtroendevalda, uppdragstagare.pdf

Personuppgiftsbehandling vid Energi- och klimatrådgivning

Inom ramen för den gemensamma Energi- och klimatrådgivningens verksamheten behandlas personuppgifter av de samverkande kommunerna. I Södertälje kommun är Kommunstyrelsen personuppgiftsansvarig för den behandling av personuppgifter som utförs inom ramen för Energi- och klimatrådgivningens (EKR) verksamhet. Alla nämnder i de samverkande kommunerna som deltar i EKR-samarbetet är tillsammans gemensamt personuppgiftsansvariga.

Huvuddelen av personuppgiftsbehandlingen utförs av värdkommunerna, d.v.s. Miljö- och hälsoskyddsnämnden i Stockholms stad, Klimat- och Stadsmiljönämnden i Huddinge kommun och Miljö- och hälsoskyddsnämnden i Botkyrka kommun.

Ändamålet med personuppgiftsbehandlingen

EKR-samarbetet behöver behandla dina personuppgifter för att kunna informera om och kunna erbjuda medborgare, föreningar, företag och andra organisationer service och rådgivning inom energi- och klimatfrågor.

Rättslig grund för behandlingen

Den rättsliga grunden för behandlingen av personuppgifter är för att fullgöra en uppgift av allmänt intresse och för att fullgöra rättsliga förpliktelser.

Vilken information samlar vi in om dig?

När du kontaktar oss för att till exempel få rådgivning eller anmäla dig till ett evenemang lämnar du personuppgifter till oss. Detta kan vara:

  • Namn, mejladress, telefonnummer samt kommuntillhörighet till personer som kontaktar den gemensamma telefon- och mejlrådgivningen
  • Namn och mejladress samt kommuntillhörighet till deltagare i seminarier.

Vem lämnar vi informationen till?

Eftersom rådgivningen bygger på ett samarbete mellan kommunerna i Stockholms län kan dina uppgifter komma att delas mellan ansvariga nämnder i respektive samverkande kommun i syfte att administrera och genomföra verksamheten.

Du hittar information om och kontaktuppgifter till de övriga kommuner som deltar i EKR-samarbetet här: https://www.energiradgivningen.se/information-fran-din-kommun/

Vi kan dessutom dela med oss av dina personuppgifter till andra när det handlar om:

  • Energikontoret Storsthlm (om du har anmält intresse för deras nyhetsbrev)
  • Energimyndigheten (om du har godkänt att vi vidareförmedlar dina personuppgifter)
  • Andra deltagare vid evenemanget (om det behövs för att genomföra evenemanget)
  • Systemförvaltare (någon av de deltagande kommunernas datasystem används för behandlingen).

Hur länge sparar vi informationen?

  • Uppgifterna sparas så länge rådgivning pågår och raderas efter avslutad rådgivning
  • När ett ärende behöver följas upp sparas uppgifterna i upp till 1 år varefter dessa raderas.

Dina rättigheter

  • Rätt att få tillgång till dina personuppgifter i ett registerutdrag
  • Rätt till rättelse av dina personuppgifter
  • Rätt att i vissa fall bli raderad
  • Rätt till begränsning av behandling av dina personuppgifter och att göra invändningar
  • Rätt till att klaga till en tillsynsmyndighet

Kontakt

Synpunkter och klagomål på personuppgiftsbehandlingen lämnas i första hand till Kommunstyrelsen, sodertalje.kommun@sodertalje.se, 08-523 010 00.

Är du inte nöjd med den åtgärd som vidtas så kan du kontakta Södertälje kommuns dataskyddsombud (DSO) vars främsta arbetsuppgift är att granska och övervaka att dataskyddsförordningens bestämmelser efterlevs. Du når dataskyddsombudet via e-post: dataskyddsombud@sodertalje.se, postadress: Security Solution Scandinavia AB, Flöjelbergsgatan 20 C, 431 37 Mölndal. Telefon: 031-98 90 00

Om du fortfarande inte är nöjd med hur Södertälje kommun behandlar dina personuppgifter har du rätt att skicka ett klagomål till Integritetsskyddsmyndigheten (IMY), besök www.imy.se för mer information.

Kultur- och fritidsnämnden

Kultur- och fritidsnämnden jobbar med kultur, fritid och idrott och tänker särskilt på barn och ungdomar. 

Kultur- och fritidsnämnden är personuppgiftsansvarig för den behandling av personuppgifter som sker inom nämndens ansvarsområde. Här hittar du en sammanställning av  Kultur- och fritidsnämndens personuppgiftsbehandlingar. Kontaktuppgifter till nämnden: kulturochfritidskontoret@sodertalje.se

Kultur- och fritidsnämndens personuppgiftsbehandlingar.pdf

MIljönämnden

Miljönämnden utför kommunens uppgifter inom miljö- och hälsoskyddsområdet. Nämndens största uppgift är att som myndighet utöva lagstiftad tillsyn.

Miljönämnden är personuppgiftsansvarig för den behandling av personuppgifter som sker inom nämndens ansvarsområde. Du hittar en sammanställning av Miljönämndens personuppgiftsbehandlingar här: 

https://www.sodertalje.se/miljo-och-halsa/behandling-av-personuppgifter-pa-miljokontoret/

Omsorgsnämnden

Omsorgsnämnden har det övergripande ansvaret för verksamheten för personer med funktionsnedsättning. 

Omsorgsnämnden är personuppgiftsansvarig för den behandling av personuppgifter som sker inom nämndens ansvarsområde. Här hittar du en sammanställning av  Omsorgsnämndens personuppgiftsbehandlingar. Kontaktuppgifter till nämnden: kontaktcenter@sodertalje.se

Äldre och omsorgsnämnden personuppgiftsbehandlingar.pdf

Stadsbyggnadsnämnden

Stadsbyggnadsnämndens uppdrag är att utveckla och planera Södertälje för en hållbar framtid.

Stadsbyggnadsnämnden är personuppgiftsansvarig för den behandling av personuppgifter som sker inom nämndens ansvarsområde. Här hittar du en sammanställning av Stadsbyggnadsnämndens personuppgiftsbehandlingar. Kontaktuppgifter till nämnden: sbk@sodertalje.se.

Stadsbyggnadsnämndens personuppgiftsbehandlingar.pdf

Socialnämnden

Socialnämnden har det övergripande ansvaret för individ- och familjeomsorg för barn och ungdomar, vuxna och andra sociala frågor.

Socialnämnden är personuppgiftsansvarig för den behandling av personuppgifter som sker inom nämndens ansvarsområde. Här hittar du en sammanställning av  Socialnämndens personuppgiftsbehandlingar. Kontaktuppgifter till nämnden: socialkontoret@sodertalje.se

Socialnämndens personuppgiftsbehandling, arbete och försörjning.pdf

Socialnämndens personuppgiftsbehandling, barn och ungdom.pdf

Socialnämndens personuppgiftsbehandlingar, vuxenenheten.pdf

Socialnämndens personuppgiftsbehandling, staben.pdf

Tekniska nämnden

Tekniska nämnden jobbar med miljö för alla trafikanter, trafiksäkerhetsfrågor och parkeringsövervakning. Nämnden har också ansvar för kommunens lekparker och grönområden.

Tekniska nämnden är personuppgiftsansvarig för den behandling av personuppgifter som sker inom nämndens ansvarsområde. Här hittar du en sammanställning av Tekniska nämndens personuppgiftsbehandlingar. Kontaktuppgifter till nämnden: sbk@sodertalje.se.

Tekniska nämndens personuppgiftsbehandlingar.pdf

Utbildningsnämnden

Utbildningsnämnden fullgör kommunens uppgifter enligt skollagen gällande skolformerna förskola, grundskola, grundsärskola, gymnasieskola och gymnasiesärskola. Nämnden ansvarar också för skolbarnomsorgen. 

Utbildningsnämnden är personuppgiftsansvarig för den behandling av personuppgifter som sker inom nämndens ansvarsområde. Här hittar du en sammanställning av  Utbildningsnämndens personuppgiftsbehandlingar. Kontaktuppgifter till nämnden: utbildningskontoret@skolasodertalje.se

Utbildningsnämndens personuppgiftsbehandlingar.pdf

Valnämnden

Valnämndens personuppgiftsbehandling

Valnämnden i kommunen är den lokala valmyndigheten och ska genomföra kommunens uppgifter vid val, främst enligt vallagen men även annan lagstiftning.
Valnämnden är personuppgiftsansvarig för hanteringen av personuppgifter i samband med val. Kontaktuppgift till nämnden: val@sodertalje.se

Ändamålet med personuppgiftsbehandlingen

Personuppgiftsbehandlingen är nödvändig för att hantera och genomföra allmänna val, folkomröstningar och val till Europaparlamentet. I uppgifterna ingår bland annat att administrera vallokaler, utse röstmottagare, på begäran framställa kopia på röstkort, hantera valsedlar och sammanräkning av valresultat, tillsyn och kontroll, uppföljning och planering av verksamheten. Valnämnden ger information om valet. Valnämnden är även skyldig enligt lag att utbilda de som ska arbeta i röstnings- eller vallokal.

Rättslig grund för behandlingen

De rättsliga grunden för behandlingen är rättslig förpliktelse.

Kategorier av registrerade

De vars personuppgifter vi hanterar är väljare, personer som lämnat in intresseanmälan för valarbete och valarbetare.

Kategorier av personuppgifter som behandlas:

Väljare:

  • Namn
  • Personnummer
  • Adress

Valarbetare:

  • Namn
  • Personnummer
  • Kontaktuppgifter
  • Kontouppgifter

Källa som personuppgifter samlas in från

Väljarnas uppgifter kommer från Valmyndigheten eller från dig i samband med att du röstar eller hjälper någon att rösta.  
De flesta av valarbetarnas personuppgifter som hanteras får vi av dig när du anmäler ditt intresse för att delta i valarbetet.

Lagringstid

Väljare:

  • Röstlängder sparas till nästa val
  • Röstkort gallras efter val 

 Valarbetare:

  • Tjänstgöringsförteckning i samband med val sparas i 10 år
  • Kallelser och utbildningar för valförrättare och annan personal sparas i 2 år
  • Protokoll från vallokalerna bevaras
  • Protokoll från valnämnden bevaras

Kategorier av mottagare  

Dina personuppgifter delas med valmyndigheten och länsstyrelsen.

Personuppgifterna kommer endast att behandlas inom EU och EES.
Det förekommer inga automatiska beslut och profilering.

Dina rättigheter

  • information om hur vi behandlar dina personuppgifter
  • tillgång till de personuppgifter som vi har sparade om dig i ett registerutdrag
  • rättelse av dina personuppgifter
  • begränsning av behandling av dina personuppgifter

Rätten till radering, dataportabilitet och invändningar är undantagna när den rättsliga grunden för behandlingen baseras på rättslig förpliktelse.

Dataskyddsombud

Är du inte nöjd med hur Södertälje kommun behandlar dina personuppgifter eller de åtgärder som vidtagits så kan du kontakta Dataskyddsombudet för synpunkter eller klagomål.

Du når dataskyddsombudet via e-post: dataskyddsombud@sodertalje.se eller via postadress: Security Solution Scandinavia AB, Flöjelbergsgatan 20 C, 431 37 Mölndal. Telefon: 031-98 90 00.

Klagomål till tillsynsmyndighet

Du har även rätt att skicka ett klagomål till Integritetsskyddsmyndigheten (IMY), besök www.imy.se.

Äldreomsorgsnämnden

Äldreomsorgsnämnden ansvarar för omsorg och vård av äldre genom äldreboenden, hemtjänst och motsvarande verksamhet.

Äldreomsorgsnämnden är personuppgiftsansvarig för den behandling av personuppgifter som sker inom nämndens ansvarsområde. Här hittar du en sammanställning av  Äldreomsorgsnämndens personuppgiftsbehandlingar. Kontaktuppgifter till nämnden: kontaktcenter@sodertalje.se

Äldre och omsorgsnämnden personuppgiftsbehandlingar.pdf

Överförmyndarnämnden

Överförmyndarnämndens uppgift är att se till att det finns utbildade ställföreträdare till alla som behöver, och att dessa ställföreträdare utför sina uppdrag på ett bra sätt. 

Överförmyndarnämnden är personuppgiftsansvarig för den behandling av personuppgifter som sker inom nämndens ansvarsområde. Här hittar du en sammanställning av  Överförmyndarnämnden personuppgiftsbehandlingar. Kontaktuppgifter till nämnden: Overformyndarnamnden@sodertalje.se, telefon 08-523 037 80.

Överförmyndarnämndens personuppgiftsbehandlingar.pdf

Personuppgiftsbehandling vid rekrytering

När du söker en tjänst i Södertälje kommun behandlas dina personuppgifter i en rekryteringsprocess.

Vem ansvarar för dina personuppgifter?

Kommunstyrelsen är personuppgiftsansvarig för att dina personuppgifter behandlas korrekt i samband med rekrytering.

Ändamålet med personuppgiftsbehandlingen i samband med rekrytering

Södertälje kommun behandlar dina personuppgifter i samband med rekrytering. Detta är nödvändig för att kunna administrera kommunens arbete med rekrytering och kompetensförsörjning.

Syftet med insamlandet av personuppgifter är att kunna ta emot ansökningar, bedöma kvalifikationer och selektera kandidater mot den kravprofil som matchar rekryteringsbehovet. En bakgrundskontroll kan komma att göras innan erbjudande om anställning kan ske för att stärka skyddet och öka tryggheten för kommunens medborgare och anställda.

Rättslig grund för behandlingen

De rättsliga grunderna för rekryteringsprocessen är 

  • utföra en uppgift av allmänt intresse
  • och fullgörande av rättslig förpliktelse.

Varifrån kommer dina personuppgifter?

De flesta personuppgifter som hanteras i rekryteringsprocessen får vi av dig i samband med att du registrerar din ansökan. Ytterligare personuppgifter gällande dig och andra kan tillkomma genom personliga intervjuer, samtal med referenspersoner, resultat från eventuella personlighetstester och bakgrundskontroller.

Vilka personuppgifter behandlas vid rekrytering?

Vid rekrytering behandlas följande kategorier av personuppgifter:

  • namn
  • e-postadress
  • telefonnummer
  • postnummer och ort
  • CV
  • personligt brev
  • övriga bifogade handlingar

Vilka vi delar dina personuppgifter med?

Personuppgifter delas med personer som arbetar med rekrytering inom kommunen och som behöver uppgifterna för att utföra sina arbetsuppgifter (huvudsakligen HR-specialister, rekryteringsadministratörer, rekryterande chefer samt fackliga representanter).

Personuppgifter kan även lämnas ut när det krävs vid fördjupad kandidatbedömning till externa samarbetspartners och leverantörer inom till exempel rekrytering samt bakgrundskontroller för slutkandidater. Vi kan dessutom komma att lämna ut personuppgifter till den som behöver ta del av uppgifterna i samband med myndighetsuppdrag. Detta sker bland annat till Säkerhetspolisen vid registerkontroll i de fall tjänsten kräver detta.

Södertälje kommun använder sig av ett rekryteringsverktyg för att förenkla rekryteringsprocessen, göra effektiva bedömningar av och kommunicera med dig som kandidat. Leverantören av rekryteringsverktyget, personlighetstester och bakgrundskontroller är personuppgiftsbiträden och får endast behandla personuppgifter enligt de ändamål och instruktioner som kommunen har lämnat för behandlingen.

Personuppgifterna kommer att behandlas inom EU och EES.

Hur länge sparas personuppgifterna?

För de som erhållit en sökt tjänst bevaras personuppgifterna i personakten.

För de som inte erhållit sökt tjänst raderas uppgifterna senast två år efter avslutad rekrytering. Personuppgifterna sparas för att kunna användas vid eventuella klagomål eller överklagande av tillsättning av tjänst i enlighet med gällande diskrimineringslagstiftning. Därefter arkiveras endast namn enligt gällande lagstiftning.

Förekommer automatiska beslut och profilering?

Nej.

Dina rättigheter

Du har som arbetssökande rätt till:

  • information om hur vi behandlar dina personuppgifter
  • tillgång till de personuppgifter som vi har sparade om dig i ett registerutdrag

Under vissa omständigheter har du rätt till:

  • rättelse av dina personuppgifter
  • radering av dina personuppgifter om det inte strider mot annan lagstiftning
  • begränsning av behandling av dina personuppgifter
  • att göra invändningar mot hur vi behandlar dina personuppgifter.

En begäran om åtgärd kan dock inte alltid tillgodoses. Det kan finnas lagkrav eller andra förpliktelser som gör att den personuppgiftsansvarige måste behålla dina personuppgifter även om du vill få dessa raderade.

Du möjlighet att återkalla din inskickade ansökan så länge ansökningstiden inte har gått ut. Därefter är vi enligt diskrimineringslagen skyldiga att spara alla ansökningshandlingar i två år efter avslutad rekryteringsprocess.

Om du vill utöva dina rättigheter eller om du har frågor eller synpunkter på behandlingen av dina personuppgifter ta då kontakta med rekryterande chef som finns angiven i annonsen.

Skyddade personuppgifter

Om du har skyddade personuppgifter ska du via telefon kontakta rekryterande chef som finns angiven i annonsen. Tänk på att när du skickar information via okrypterad e-post kan dina personuppgifter exponeras för obehöriga utanför kommunen.

Offentlighetsprincipen och sekretess

Södertälje kommunen är en offentlig myndighet och omfattas av tryckfrihetsförordningen och offentlighets- och sekretesslagen. Det innebär att när du skickar in en ansökan och andra eventuella handlingar blir dessa handlingar allmänna handlingar enligt tryckfrihetsförordningen. Även dina personuppgifter utgör därför en del av kommunens allmänna handlingar.

Kommunen är skyldig att på begäran lämna ut uppgifter i allmänna handlingar. Sekretess gäller vanligen inte för uppgifter som behandlas i samband med rekrytering. Du som ansöker bör därför endast ange information som är relevant för den aktuella tjänsten. Lämna inga känsliga uppgifter eftersom de normalt inte är sekretesskyddade.

Dataskyddsombud

Är du inte nöjd med hur Södertälje kommun behandlar dina personuppgifter eller de åtgärder som vidtagits så kan du kontakta Dataskyddsombudet för synpunkter eller klagomål.

Du når dataskyddsombudet via e-post: dataskyddsombud@sodertalje.se eller via postadress: Security Solution Scandinavia AB, Flöjelbergsgatan 20 C, 431 37 Mölndal. Telefon: 031-98 90 00.

Klagomål till tillsynsmyndighet

Du har även rätt att skicka ett klagomål till Integritetsskyddsmyndigheten (IMY), besök www.imy.se.

Anledning att behandla personuppgifter

Södertälje kommun behöver behandla dina personuppgifter när du till exempel

  • har ett ärende som hanteras av kommunen
  • kontaktar kommunen för synpunkter eller felanmälan
  • skickar e-post till kommunen
  • använder en e-tjänst på vår webbplats
  • söker en ledig tjänst hos kommunen
  • för statistik och arkivändamål.
Vem ansvarar för dina personuppgifter?

I Södertälje kommun är alla verksamheter samlade i en gemensam kommunförvaltning. Förvaltningen är uppdelad på sju kontor som är verksamhetsansvarig för en eller flera nämnder. Varje nämnd är egen personuppgiftsansvarig och ansvarar för att dina personuppgifter behandlas lagligt, säkert och korrekt.

Här kan du läsa mer om hur kommunen är organiserad.

Rättslig grund för behandling

För att Södertälje kommun ska få hantera dina personuppgifter krävs att det ska finnas stöd i lagen för behandlingen, det kallas för att ha en rättslig grund.

Exempel på rättslig grund är:

  • avtal (till exempel anställningsavtal, upplåtelse av mark)
  • myndighetsutövning (bygglov, ekonomiskt bistånd)
  • allmänt intresse (obligatoriska uppgifter som ålagts kommuner att utföra)
  • rättsliga förpliktelser (till exempel bokföringsskyldighet)
  • I vissa fall kan även samtyckesavtal användas. Det kan till exempel gälla foton som publiceras i våra sociala kanaler.
Hur skyddas dina personuppgifter?

Dataskyddsförordningen ställer höga krav på säkerheten för personuppgifter. Vi vidtar alla rimliga tekniska och organisatoriska säkerhetsåtgärder för att säkerställa att din data hanteras säkert och med adekvat skyddsnivå. Personuppgifter skyddas även så att bara de som behöver uppgifterna i sitt arbete ska ha behörighet till dem.

När det handlar om personuppgifter som är känsliga eller särskilt skyddsvärda så är kraven extra höga. Exempel på känsliga personuppgifter kan vara uppgifter om hälsa, modersmål, religion med mera. Med höga krav på säkerheten kan det till exempel finnas behov av särskild inloggning till verksamhetssystem som behandlar personuppgifterna eller att uppgifterna ska vara krypterade. 

För vissa personuppgifter gäller sekretess enligt offentlighets- och sekretesslagen (2009:400).

Hur samlas dina personuppgifter in?

När du själv kontaktar kommunen i olika ärenden eller synpunkter så förser du oss med dina personuppgifter för att vi ska kunna hjälpa dig med ditt ärende.
I vissa fall behöver vi inhämta personuppgifter från extern part, till exempel andra myndigheter som skatteverket eller lantmäteriet för att det är nödvändigt i vår verksamhet. Uppgifterna kan även komma från andra offentliga register eller föreningar.

Vilka mottagare kan kommunen komma att dela personuppgifter med?

Kommunen kan komma att dela personuppgifter inom kommunen exempelvis registratorer, handläggare, IT-personal och personalansvariga. Med myndigheter som SCB, försäkringskassa, polisen, skatteverket och andra myndigheter om vi är skyldiga att göra det enligt lag. Även leverantörer, anordnare och andra som utför kommunala tjänster.

Vi tecknar alltid ett så kallat personuppgiftbiträdesavtal med leverantörer som behandlar personuppgifter för att kunna utföra en tjänst på uppdrag av Södertälje kommun. Leverantören kallas då för personuppgiftsbiträde och avtalet beskriver hur denne får hantera personuppgifterna och att de måste följa lagen.

Om kommunen behöver överföra dina uppgifter till tredje land, ett land utanför EU/EES ska du få reda på det.

Dina personuppgifter utgör en del av kommunens allmänna handlingar. Utifrån offentlighetsprincipen kan kommunen få frågor om att lämna ut dessa till enskilda eller företag. Före ett utlämnande görs alltid en sekretessprövning enligt offentlighets- och sekretesslagen.

Läs mer om offentlighetsprincipen.

Hur länge finns dina personuppgifter kvar?

Vi sparar dina personuppgifter så länge de är nödvändiga för ändamålet i respektive behandling. Därefter sparas uppgifter enligt de arkiv- och gallringsregler som regleras i våra dokumenthanteringsplaner som utfärdas med stöd av arkivlagen. Vissa uppgifter kan komma att bevaras för evig tid om de omhändertas för arkivering i enlighet med arkivlagen (1990:782).

Dina rättigheter

Eftersom dina personuppgifter behandlas hos Södertälje kommun så har du rättigheter mot den nämnd som är personuppgiftsansvarig för behandlingen.

Information

Som registrerad har du rätt att få klar och tydlig information om när, varför och hur dina personuppgifter behandlas på ett lättbegripligt sätt. Informationen ska lämnas i samband med att du lämnar dina uppgifter till kommunen. 

 

Registerutdrag

Som registrerad har du rätt att få information om vilka personuppgifter om dig som kommunen behandlar i ett så kallat registerutdrag.

I registerutdraget får du en sammanställning på de personuppgifter som behandlas med angivna ändamål, kategorier av personuppgifter, kategorier av mottagare, lagringsperioder, information om varifrån informationen har samlats in och förekomsten av automatiserat beslutsfattande. Du får även kopior på uppgifterna i form av utskrifter, textfiler eller skärmdumpar ur de register där dina personuppgifter förekommer.

Önskar du få ut alla handlingar inom ett visst område eller ärende behöver du göra en begäran om allmän handling. Här kan du läsa mer om allmänna handlingar.

Kommunen handlägger och besvarar din begäran inom en månad. I särskilda fall kan vi behöva mer tid för att behandla din begäran (upp till två månader), om så är fallet kommer du att informeras om detta inom en månad.
Registerutdraget kan skickas som rekommenderat brev till din folkbokföringsadress. Du hämtar det hos ett postombud genom att legitimera dig med nationellt ID, körkort eller pass.

Registerutdraget kan även levereras i elektronisk form genom att en PDF-fil skickas via kommunens tjänst för säker kommunikation, Säkra meddelanden. Du får en länk skickad till din e-postadress och legitimerar dig där med e-legitimation.

För att begära ett registerutdrag, logga in med e-legitimation i e-tjänsten Begäran om registerutdrag enligt Dataskyddsförordningen (GDPR)

Rättelse

Om du upptäcker att dina personuppgifter är felaktiga eller ofullständiga kan du begära att få uppgifterna rättade eller kompletterade genom att kontakta kontaktcenter@sodertalje.se eller ringa 08-523 010 00.

Radering

Du har under vissa förutsättningar rätt att få registrerade uppgifter raderade, till exempel om

  • uppgifterna inte längre behövs för de ändamål som de samlades in för
  • behandlingen grundar sig på ditt samtycke och du återkallar samtycket
  • behandlingen sker för direktmarknadsföring och du motsätter sig att uppgifterna behandlas
  • du motsätter dig personuppgiftsbehandling som sker efter en intresseavvägning och det inte finns berättigade skäl som väger tyngre än ditt intresse
  • personuppgifterna har behandlats olagligt.

Radering sker i enlighet med kommunens gallringsbeslut, exempelvis i dokumenthanteringsplan eller motsvarande. Även om du återkallar ett samtycke och den behandling som grundas på samtycket upphör, kan personuppgiften ändå finnas kvar hos oss för andra ändamål, som att uppfylla andra lagar, vilka vi är skyldiga att följa. Ett återkallande av samtycket påverkar inte lagligheten av personuppgiftsbehandlingen för tiden innan samtycket återkallades.

Undantag från rätten till radering finns om uppgifterna krävs för att tillgodose andra viktiga rättigheter, till exempel

  • rätten till yttrande- och informationsfrihet
  • för att uppfylla en rättslig förpliktelse
  • för att utföra en uppgift av allmänt intresse
  • som ett led i myndighetsutövning.

Rätten till radering är begränsad och gäller bland annat inte inom socialtjänsten, hälso- och sjukvården och skolan. En anställd har exempelvis inte heller rätt att kräva att uppgifterna i ett löneadministrativt system raderas.

För att begära att få dina personuppgifter raderade, kontakta kontaktcenter@sodertalje.se eller ring 08-523 010 00.

Begränsning

I vissa fall har du rätt att kräva att behandlingen av personuppgifter begränsas så att dessa i framtiden endast får behandlas för vissa avgränsade syften. Detta gäller om personuppgifterna är missvisande eller ifrågasätts på annat sätt.

För att begära begränsning av dina personuppgifter, kontakta kontaktcenter@sodertalje.se eller ring 08-523 010 00.

Invändningar

I vissa sammanhang kan du som registrerade ha rätt att invända mot behandlingen av dina personuppgifter. Det gäller när personuppgifter behandlas för att:

  • utföra en uppgift av allmänt intresse
  • som ett led i myndighetsutövning
  • efter en intresseavvägning.

Om personuppgiftsansvarig inte lyckas visa att det finns berättigade skäl som väger tyngre måste behandlingen upphöra.

Du har alltid rätt att invända mot att dina personuppgifter används för direktmarknadsföring.

För att invända mot en behandling kontakta kontaktcenter@sodertalje.se eller 08-523 010 00.

Dataportabilitet

Om du har ett avtal med oss eller samtyckt till personuppgiftsbehandling har du rätt att få dina uppgifter uttagna i ett digitalt format som möjliggör överföring till en annan personuppgiftsansvarig. Det gäller enbart de personuppgifter som du själv har lämnat till oss. Det kan jämföras med att en person kan byta telefonbolag men behålla sitt telefonnummer.

För att använda rätten till dataportabilitet kontakta kontaktcenter@sodertalje.se eller ring 08-523 010 00.

Automatiserat beslutsfattande och profilering

Som registrerad har du rätt att slippa beslut som fattats automatiskt (utan att någon människa är inblandad) om beslutet kan ha rättsliga följder för den enskilde. Ett tydligt exempel på när ett beslut har rättsliga följder är vid en låne- eller kreditansökan. Södertälje kommun ska informera dig om automatiserade beslut används.

Automatiserade beslut kan fattas med eller utan profilering. Omvänt kan profilering användas utan att det leder till ett automatiserat beslut.

Profilering innebär varje form av automatisk behandling av personuppgifter då uppgifterna används för att bedöma vissa personliga egenskaper, i synnerhet för att analysera eller förutsäga personens arbetsprestationer, ekonomiska situation, hälsa, personliga preferenser, intressen, pålitlighet, beteende, vistelseort eller förflyttningar.

Tredjelandsöverföring

Med tredjeland avses länder utanför EU/EES, länder som inte ingår i Europeiska Unionen (EU) eller är ansluten till Europeiska ekonomiska samarbetsområdet (EES). Södertälje kommun strävar efter att all behandling sker inom EU/EES. Vi har en skyldighet att informera dig om dina personuppgifter överförs till tredjeland.

Personuppgiftsincidenter

En personuppgiftsincident är en säkerhetsincident som leder till en oavsiktlig eller olaglig förstöring, förlust eller ändring av de personuppgifter som behandlas. Det kan också vara ett obehörigt röjande av eller en obehörig åtkomst till de personuppgifter som behandlats.

Eventuella personuppgiftsincidenter rapporteras till Integritetskyddsmyndigheten (IMY) enligt gällande regler. Om det är sannolikt att en incident leder till en hög risk för de registrerade personernas rättigheter och friheter ska vi informera de registrerade om incidenten.

Offentlighetsprincipen

Södertälje kommunen är en offentlig myndighet och omfattas av tryckfrihetsförordningen och offentlighets- och sekretesslagen. Det innebär bland annat att meddelanden som skickas till kommunen blir allmänna handlingar. Även dina personuppgifter utgör en del av kommunens allmänna handlingar.

Kommunen är skyldig att på begäran lämna ut uppgifter i allmänna handlingar. Före ett utlämnande görs alltid en sekretessprövning enligt offentlighets- och sekretesslagen. Läs mer om offentlighetsprincipen.

Om du vill vara anonym eller har skyddad identitet

Vill du lämna en synpunkt eller kontakta en tjänsteperson anonymt ska du inte lämna med några personliga uppgifter då dessa uppgifter registreras och därmed blir allmän handling. Ring istället tjänstepersonen direkt eller Kontaktcenter 08-523 010 00.

Om du använder sociala medier

Om du använder sociala medier, till exempel Facebook eller Instagram, för att komma i kontakt med Södertälje kommun, överförs informationen samt personuppgifter alltid till tredje part (företaget/organisationen som driver det sociala mediet).

Vid användning av sociala medier sker även en överföring av personuppgifter till tredjeland, länder utanför EU/EES. För din egen skull rekommenderar vi dig att inte skicka känslig information till kommunen via sociala medier. Det innebär att kommunen aldrig via sociala medier svarar på frågor som rör individärenden.

Kontaktuppgifter till nämnderna och kontoren

Om du har frågor om personuppgiftsbehandlingen i en specifik verksamhet kan du kontakta det kontor där behandlingen av dina personuppgifter sker direkt.

Du kan också kontakta Kontaktcenter, kontaktcenter@sodertalje.se eller 08-523 010 00 som sedan hjälper dig vidare till det kontor som din fråga gäller.

Läs mer om kommunens organisation.

Kontaktuppgifter till dataskyddsombud

Södertälje kommun har ett externt dataskyddsombud (DSO) vars främsta arbetsuppgift är att granska och övervaka att dataskyddsförordningens bestämmelser efterlevs. Dataskyddsombudet ska också samarbeta med tillsynsmyndigheten, Integritetsskyddsmyndigheten (IMY) samt vara kontakperson för de registrerade och IMY.

Du når dataskyddsombudet:
E-post: dataskyddsombud@sodertalje.se
Postadress: Security Solution Scandinavia AB, Flöjelbergsgatan 20 C, 431 37 Mölndal. Telefon: 031-98 90 00

 

Synpunkter eller klagomål?

Vi är tacksamma om du meddelar oss om det är någonting som du är missnöjd med avseende personuppgiftsbehandlingen. Synpunkter på personuppgiftsbehandling lämnas i första hand till ansvarig verksamhet via Kontaktcenter, kontaktcenter@sodertalje.se eller 08-523 010 00.

Är du inte nöjd med den åtgärd som vidtas så kan du kontakta Södertälje kommuns dataskyddsombud.
Om du fortfarande inte är nöjd med hur Södertälje kommun behandlar dina personuppgifter har du rätt att skicka ett klagomål till Integritetsskyddsmyndigheten (IMY), besök www.imy.se.

Kamerabevakning

Här hittar du information om kamerabevakning inom kommunens verksamheter.

Blombackaskolan

Varför använder vi kamerabevakning?

Blombackaskolan arbetar med trygghet och säkerhet för elever och medarbetare och bedriver ett systematiskt arbete med att förebygga kränkningar och brott. Kamerabevakning är en del av detta säkerhetsarbete. Syftet är att förebygga och förhindra brott, skadegörelse och kränkningar och därmed bidra till en trygg skolmiljö.

Med hänsyn till utvecklingen i samhället med fler incidenter och mer eller mindre allvarliga brott i skolmiljöer har vi bedömt att övervakningsintresset är större än integritetsintresset. Avvägningen har gjorts i dialog med elever, de fackliga organisationerna samt med anställda inom skolan.

Blombackaskolan har kamerabevakning på ett fåtal platser inomhus och personuppgifter behandlas i samband med detta.

Vilken rättslig grund har vi för att kamerabevaka?

Enligt kamerabevakningslagen (2018:1200) och dataskyddsförordningen (GDPR) får kamerabevakning bedrivas när det finns rättslig grund för detta. Den rättsliga grunden är för att kunna utföra en uppgift av allmänt intresse och är nödvändigt för att trygga skolmiljön.

Vem har tillgång till det inspelade materialet?

Endast ett fåtal behöriga medarbetare på Blombackaskolan har åtkomst till det inspelade materialet. Materialet skyddas mot obehörig åtkomst och obehörigt utnyttjande.

Inspelat material omfattas av offentlighets- och sekretesslagen (32 kap). Det innebär att material från kamerabevakning inte får lämnas ut till andra än till brottsbekämpande myndigheter vid misstanke om brott eller under pågående förundersökning.

Hur länge sparas inspelat material?

Det inspelade materialet sparas i två (2) veckor. Ljud tas inte upp i kamerabevakningen.

Dina rättigheter

Som registrerad har du rätt att få tillgång till dina personuppgifter i ett registerutdrag samt begära radering av dina personuppgifter.

Har du frågor eller synpunkter

Utbildningsnämnden i Södertälje kommun är personuppgiftsansvarig för behandling av personuppgifter vid kamerabevakning på skolan.

Frågor om kamerabevakningen kan ställas till rektorn på Blombackaskolan, Södertälje kommun, 151 89 Södertälje, e-post till eva.b.pettersson@skolasodertalje.se eller via telefon 08-523 028 65.

Du kan även kontakta vårt dataskyddsombud vid frågor gällande behandlingen på dataskyddsombud@sodertalje.se, Security Solution Scandinavia AB, Flöjelbergsgatan 20 C, 431 37 Mölndal. Telefon: 031-98 90 00.

Om du har klagomål på vår behandling av dina personuppgifter har du rätt att inge klagomål till tillsynsmyndigheten Integritetsskyddsmyndigheten (IMY) via imy@imy.se. För mer information se www.imy.se.

Personuppgifter GDPR – Lättläst
Cookies – kakor

Södertälje kommuns webbplats och appar använder kakor (cookies). Kakor är små textfiler som innehåller tekniskt stöd för att på olika sätt underlätta för användaren av en webbplats.

Mer information om hur Södertälje kommun använder kakor finns här.

 

Uppgifter i appar

Södertäljeappen

Södertäljeappen sparar ingen persondata eller användardata. Ett ”Device ID” (enhets ID) används för att kunna nå specifika enheter med segmenterat information, baserat på de val som gjorts i appen. "Device ID” kan inte på något sätt kopplas till namn eller andra personuppgifter.

Appen Avvikelsehantering

Avvikelsehantering delar ingen persondata eller användardata med tredje part.