Behandling av personuppgifter vid rekrytering

Södertälje kommun arbetar aktivt för att vara en attraktiv och konkurrenskraftig arbetsgivare.

I samband med rekrytering behöver personuppgifter hanteras av flera skäl:

• Identifiering och kontakt: För att kunna identifiera och kontakta kandidater under rekryteringsprocessen.
• Kvalifikationsbedömning: För att bedöma kandidaternas kvalifikationer, erfarenheter och lämplighet för den aktuella tjänsten.
• Lagkrav: För att uppfylla lagstadgade krav, såsom att säkerställa att kandidater har rätt att arbeta i landet.
• Referenskontroller: För att genomföra referenskontroller och verifiera information som kandidaterna har lämnat.

Personuppgiftsansvarig

Kommunstyrelsen ansvarar för att hantera dina personuppgifter lagligt och korrekt under rekryteringsprocessen.

Rättslig grund för behandlingen

De rättsliga grunderna för behandlingen är allmänt intresse och rättsliga förpliktelse.

Vilka uppgifter behandlas?

Namn, kontaktuppgifter, CV, personligt brev och övriga handlingar som bifogas en ansökan. Uppgifterna hämtas främst från din ansökan, men även från intervjuer och referenser.

Vem delar vi dina uppgifter med?

Informationen delas med interna personer inom kommunen, leverantör av rekryteringsverktyg, ibland med externa samarbetspartners för bedömning och myndighetsuppdrag.

Dina uppgifter hanteras inom EU och EES. Viss överföring till USA förekommer och görs då med stöd av EU-kommissionens adekvansbeslut enligt självcertifiering (Data Privacy Framework).

Hur länge sparas uppgifterna?

Ansökningshandlingar för kandidat som erhållit tjänst bevaras.

Ansökningshandlingar för kandidater som inte erhållit tjänsten sparas i två år efter avslutad rekrytering, i enlighet med lagstiftningen, för att möjliggöra eventuella klagomål eller överklaganden.

Spontanansökningar gallras när de inte längre är aktuella.

Dina rättigheter

Som arbetssökande har du rätt till registerutdrag och möjlighet att korrigera, begränsa eller invända mot användningen av dina uppgifter. Du kan också återkalla din ansökan innan ansökningstiden har gått ut. Automatiska beslut och profilering förekommer inte.

Skyddade personuppgifter

Om du har skyddade personuppgifter, kontakta den rekryterande chefen via telefon för att undvika obehörig exponering via e-post.

Kvalitetskontroll   

Södertälje kommun arbetar aktivt för att upprätthålla och bevara en säkerhetskultur med syfte av att vara en attraktiv och konkurrenskraftig arbetsgivare. Vi strävar efter en trygg och säker verksamhet, både för våra medborgare som är föremål för kommunens insatser likväl som för våra anställda medarbetare. Detta gör vi bland annat genom att säkerställa att vi har rätt personer anställda hos oss.    

ID-kontroll  

I rekryteringsprocessen måste arbetsgivaren säkerställa att kandidaten har rätt att vistas och arbeta i Sverige, och är den person de utger sig för att vara. 

För att säkerställa ovan krävs det att kandidat visar upp en giltig identitetshandling (ID-handling) som uppfyller båda dessa syften.   

Kontroll av identitetshandling kan genomföras hos Polismyndigheten. 

Registerkontroll  

Kontroll av belastnings- och misstankeregister kan genomföras enligt lag (lag (1998:620) om belastningsregister, lag (1998:621) om misstankeregister) som en del av rekryteringsprocessen.  

Kandidat visar upp registerutdraget för arbetsgivaren. 

Beroende på lagstiftning så kan ett registerutdrag komma att sparas i minst 2 år. 

Säkerhetsprövning

Säkerhetsprövning görs när en person, genom anställning eller på något annat sätt, deltar i säkerhetskänslig verksamhet enligt Säkerhetsskyddslag (2018:585). Säkerhetsprövningen omfattar bland annat en säkerhetsprövningsintervju, registerkontroll och särskild personutredning beroende på säkerhetsklass. Registerkontrollen utförs av Säkerhetspolisen.  

Säkerhetsprövning som leder till anställning bevaras under hela anställningsförhållandet.

Körkortskontroll 

Som arbetsgivare bär vi det yttersta ansvaret för att säkerställa att våra medarbetare har rätt behörighet och kompetens för det jobb som ska utföras. Om det finns ett körkortskrav i befattningen genomför arbetsgivaren en kontroll av körkort hos Transportstyrelsen.  

Ansökningshandlingar för erhållen tjänst bevaras.  

Uppehålls- och arbetstillstånd  

Det är arbetsgivarens skyldighet att kontrollera utländsk medborgares rätt att vistas och arbeta i Sverige. Kontroll av uppehålls- och arbetstillstånd sker via granskning av individens uppehållskort och arbetstillstånd. Uppgifter kan även inhämtas från Migrationsverket. 

Informationen gallras vid in aktualitet eller senast 1 år efter avslutad anställning.  

Yrkeslegitimation  

Före anställning av personal inom arbetsområden med krav på yrkeslegitimation genomför arbetsgivaren en kontroll av sådan legitimation. Detta för att säkerställa att yrkeslegitimationen är äkta och fortsatt giltig.  

Kontrollen genomförs hos den instans som har utfärdat legitimationen. 

Kontrollen kan till exempel göras hos Socialstyrelsen och Skolverket.   

Ansökningshandlingar för erhållen tjänst bevaras.  

Internet och sociala medier   

En granskning av internet och sociala medier kan bidra till en bredare bild av kandidaten. Uppgifter kan identifieras som påvisar att kandidaten är olämplig för en viss befattning. Vid händelsen av framkomna uppgifter som anses olämpliga för tjänsten förs en dialog med kandidaten i rekryteringsprocessen. Anteckningar från samtal med kandidaten i rekryteringsprocessen kan komma att sparas om relevant.  

Ansökningshandlingar för erhållen tjänst bevaras.  

Utbildningskontroll   

Kontroll av utbildning och examensbevis säkerställer att kandidaten har de nödvändiga kvalifikationer som efterfrågas för tjänsten. Genom att verifiera utbildningsuppgifter kan arbetsgivare minimera risken för falska CV:n och felrekryteringar.   

Arbetsgivaren kan inhämta uppgift om genomförd utbildning från utbildningsinstitutioner för verifiering.   

Ansökningshandlingar för erhållen tjänst bevaras.